Mes critères lorsqu’il vient temps écrire un courriel

Dans le développement logiciel tout comme dans le monde des affaires, la communication est le nerf de la guerre. Il y a des situations où un seul mot peut introduire des tonnes de questions ou d’incertitude quant au message à communiquer.

Il y a même des fois où je fais des parallèles entre un courriel écrit et du code. Le courriel doit être clair, facile à lire et votre but facile à identifier.

Lorsque j’écris, par courriel, à un client, je me suis mis en place quelques règles bien simples afin de réduire au maximum le risque associé à la communication erronée.

Bonjour – Bonne journée!

Le courriel ne peut pas être envoyé sans ces deux éléments.

Je me base sur le principe qu’un courriel est déjà très impersonnel. Ils font partie du squelette de base d’un courriel ayant un minimum de courtoisie dans l’échange.

Il est certain que cette mesure, dans un courriel, est défensive. Toutefois, il ne coûte rien d’être extra courtois dans un message écrit. Alors, pourquoi pas?

Un paragraphe – Trois phrases maximum

Aller. Droit au point. Sans superlatifs inutiles.

L’économie de mot est essentielle. À ce sujet, une bonne façon d’économiser des mots est d’éviter les superlatifs comme « Une petite demande de changement », « Un gros correctif » ou « Un bogue énorme ». Un chat c’est un chat mais pas plus.

Ne jamais répéter le premier mot du paragraphe dans les autres paragraphes

La répétition tue l’idée.

100 mots maximum

Il s’agit d’un courriel et non pas d’un roman. J’exagère un peu lorsque j’affirme ceci.

Lorsqu’une idée est trop longue ou complexe à exprimer par écrit est un signe l’intention initiale ce courriel devrait être révisée.

Peut-être qu’une conversation à l’ancienne « de vive-voix » devrait peut-être considérée?

Une image vaut mille mots

On se souvient de mon billet GOOGLE ET INTERNET, VOUS ME FAITES PEUR!. Même s’il ne s’agit pas d’un courriel, j’ai résumé avec trois images certains concepts qui auraient été trop long à résumer par des mots.

Le concept est, pour moi, le même par courriel. Il faut couper court à l’élaboration et aller direct au fond des choses.

Penser que votre client va acheminer votre courriel à son patron

Il ne faut pas être dupe. Lorsqu’il est question de prendre une décision, votre courriel a de très bonnes chances d’être réacheminé à un autre intervenant par votre destinataire.

Écrivez pour la personne qui n’aura pas de contexte sur le sujet que vous tentez d’élaborer. Soyez un pas en avant.